9 bài học từ văn hóa công sở của người Nhật Bản

TÔN TRỌNG DANH THIẾP

Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một cách rất trang trọng – một nghi lễ được gọi là Meishi kokan. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong tấm thiếp. Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần. Họ không bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó được coi là thiếu tôn trọng.

Chúng ta học được gì từ đó?

Trao đổi danh thiếp là một cách bày tỏ sự coi trọng lẫn nhau. Nó thể hiện rằng bạn đánh giá cao cuộc gặp gỡ hiện tại cũng như các cuộc gặp trong tương lai.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Thực ra mỗi một nền văn hóa có một hình thức trao danh thiếp riêng. Nếu bạn quá máy móc mà “bê” y nguyên kiểu Meishi kokan đó, rất có thể bạn sẽ bị coi là “có vấn đề”. Tuy vậy, khi nhận danh thiếp, hãy dành thời gian nghiên cứu thông tin trên đó. Sẽ không hại gì khi nhớ tên của một đối tác tiềm năng. Và bạn sẽ bị cho là thô lỗ nếu thuận tay nhét tấm danh thiếp vào túi áo gần tay bạn nhất.

LÀM HÀI LÒNG CÁC “CÂY CAO BÓNG CẢ”

Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai bày tỏ sự bất đồng với người đó.

Khi cúi đầu – một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật – người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao nhất.

Chúng ta học được gì từ đó?

Văn hóa công sở của Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và coi trọng những người có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những đóng góp quan trọng của họ cho công ty. Ở Nhật Bản, tuổi tác đi cùng với địa vị, nói nôm na là “sống lâu lên lão làng”. Vì vậy, một người càng cao tuổi thì càng trở nên quan trọng.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Luôn biết lắng nghe những người có thâm niên hoặc có địa vị cao hơn bạn trong công ty. Nếu bạn bất đồng với người quản lý, hãy thể hiện điều đó với họ khi chỉ có hai người. Không bao giờ được tỏ ra nghi ngờ vai trò hay quyền lực của họ trước mặt các nhân viên khác. Bạn cần phải hiểu rằng họ có được địa vị cao như lúc này là nhờ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân họ (dĩ nhiên không tính những thành phần “con ông cháu cha”).

THUẤN NHẦM ĐỘNG LỰC QUA CÁC KHẨU HIỆU

Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự trung thành. Và đó cũng là một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí từng nhân viên.

Chúng ta học được gì từ đó?

Những cuộc tập hợp vào buổi sáng hàng ngày như thế này là nhằm nhắc nhở các nhân viên một cách thường xuyên về những mục tiêu lâu dài của công ty. Nếu không, chắc chắn rằng những công việc lặt vặt hàng ngày sẽ xóa nhòa hoặc làm lu mờ những mục tiêu ấy.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, hãy tự nhắc nhở bản thân về công việc sẽ phải làm. Luôn làm tươi mới các mục tiêu lâu dài trong tâm trí bạn và cần ý thức được sự cần thiết của hoạt động tập thể để đạt được mục tiêu sớm nhất. Hãy ghi các khẩu hiệu của công ty vào một cuốn sổ nhỏ cầm tay để tiện theo dõi khi bạn cảm thấy chán nản hoặc hoài nghi.

“LÀM MẶT LẠNH”

Bạn sẽ không bao giờ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền như những khuôn mặt trong một văn phòng của người Nhật. Ngoại trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên xứ hoa anh đào không thể hiện tình cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp. Họ nói chuyện bằng giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể hiện sự chú ý tới người nói – một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn là dấu hiệu của sự chán nản.

Chúng ta học được gì từ đó?

Người Nhật luôn tôn trọng môi trường làm việc. Khiếu hài hước không có nhiều đất dụng, ngoại trừ trong giờ nghỉ. Hầu như không có chuyện va chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp. Còn vỗ lưng? Tuyệt đối không.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Đối với nhiều người, một không khí làm việc quá nghiêm túc thật sự gây ngột ngạt. Bạn không cần phải coi văn phòng của mình như thánh địa, nhưng cũng không có lý do gì để cư xử như thể đó là nhà đứa bạn thân của bạn. Một hình ảnh và tư cách chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công việc và nhờ đó làm tăng năng suất.

LÀM HĂNG SAY, CHƠI NHIỆT TÌNH

Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm cách xả xì trét. Đi đến các quầy bar là một hoạt động phổ biến nếu không muốn nói là truyền thống. Nếu công sở là nơi đầy những lễ nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để các doanh nhân Nhật Bản được trút hết bầu tâm sự.

Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi người được thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm đến về đêm như thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể.

Chúng ta học được gì từ đó?

Một điều quan trọng cần phải nhớ là không được để công việc chiếm lĩnh cuộc sống riêng. Giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong một ngày. Nó giúp giải tỏa căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Khi đi chơi hoặc làm bất kỳ việc gì với đồng nghiệp, có một cam kết bất thành văn là luôn là một phần của nhóm.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Tạm quên đi công việc thậm chí khi ở bên các đồng nghiệp khác là điều cần thiết. Hãy biết tận hưởng những thời gian nghỉ ngơi và tham dự các bữa tiệc của công ty. Biết cư xử xã giao và thoải mái với đồng nghiệp bên ngoài nơi làm việc, bạn sẽ được sống với chính mình và cũng tạm thời hạ thấp “khiên” của bạn một chút.

CHIỀU THEO VÀ TÔN TRỌNG QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÓM

Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là sự nỗ lực của cả một tập thể nên sẽ là không phù hợp khi khen ngợi một cá nhân cụ thể.

Chúng ta học được gì từ đó?

Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Không ai có thể tự thành công. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh việc cần phải có mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm chạp, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Một trong những yếu tố then chốt khi ngoại giao là lắng nghe người khác. Người phương Tây thường quen với việc chỉ ra một vị lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định và nói những người khác cần phải làm gì. Hình thức hoạt động từ trên xuống này không tính đến việc vị lãnh đạo đó cần sự cộng tác của những thành viên cấp cao khác để tiến hành công việc một cách trôi chảy. Người Nhật dường như hiểu được điều này. Họ luôn đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên, như thế không làm nảy sinh sự ghen tị, so đo.

Hãy nhớ không dành lời khen cho riêng một người nào, và bạn sẽ thành công như người Nhật.

HỌC CÁCH NÓI GIẢM NÓI TRÁNH

Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác.

Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận.

Chúng ta học được gì từ đó?

Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Để biết cách chỉ ra sự khác biệt giữa cử chỉ lịch sự và biểu hiện sự không quan tâm, bạn cần phải dành thời gian lắng nghe một cách cẩn thận những sắc thái trong lời nói. Hãy tinh tế nhận ra những dấu hiệu của sự không hài lòng trước khi mọi chuyện trở nên tệ hại.

ĐÚNG GIỜ

Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của kao, tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Bất kỳ một hành động nào có thể khiến cho người nhận bị mất mặt sẽ bị coi là độc hại trong môi trường công sở, và sẽ bị cực lực phản đối.

Để giữ được thể diện, bạn phải học cách thể hiện lòng tôn trọng cao nhất. Cách đơn giản nhất là đến đúng giờ đối với bất kỳ cuộc hẹn nào. Người Nhật thường đến sớm một chút.

Chúng ta học được gì từ đó?

Có nhiều thứ mà người phương Tây đã bị “tê” trong khi ở những nơi khác lại coi là quan trọng. Thời gian là một trong số đó.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Đúng giờ là một thói quen mà tất cả chúng ta cần phải rèn luyện. Vì thế, hãy sắp xếp lịch trình một cách hợp lý.

DUY TRÌ LIÊN LẠC

Ở Nhật Bản, việc gọi điện và hẹn gặp sẽ được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian riêng để tiếp xúc trực tiếp được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng bên kia.

Người Nhật cũng coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, cần phải biết cách duy trì việc liên lạc qua lại, hoặc gián tiếp hoặc trực tiếp.

Chúng ta học được gì từ đó?

Người Nhật đã đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng.

Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào?

Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi cố gắng giữ liên lạc với người khác. Chúng ta hạn chế tối thiểu việc phải trao đổi thư từ và đôi khi điều đó thể hiện trong sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ.

Hãy noi gương người Nhật, hãy quan tâm hơn tới việc phải luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ và thể hiện được rằng bạn luôn sẵn sàng kết nối.